Regra dos 10 minutos para aumentar a produtividade - Gerenciamento do Tempo

Estar ocupado – ou simplesmente parecer estar – é considerada uma desculpa válida para praticamente qualquer demanda da vida, pois acaba sendo uma justificativa para não ouvir nada de verdade, nem para falar as coisas de verdade, estar sempre atrasado, ser ignorado – e talvez, mais ironicamente – para não fazer muito de fato. Estar ocupado é uma desculpa a nós mesmos e aos outros para não fazer o que é realmente importante, as coisas mais difíceis. O “ocupado” é o mais novo “preguiçoso”.

Alguns dos principais culpados são a interrupção, a distração, a falta de prioridades claras e o apego à ideia do “estar ocupado”. Um estudo aponta que a interrupção e a distração podem chegar ao ponto de ser tão frequentes em um curto espaço de tempo que, por exemplo, um profissional de TI é interrompido, em média, a cada 3 minutos durante o seu trabalho – até 20 vezes em uma hora.

O mesmo estudo revela que até três quartos de todas as interrupções são resolvidas imediatamente, independente de serem importantes naquele momento ou não. Estamos sempre preocupados com lista, preenchendo até o último instante com tarefas, mas sem perceber como atingimos nossos resultados com elas.

Ser produtivo significa ser consciente e, para ser consciente, temos que parar com esse velho hábito. Temos que criar uma brecha nesse padrão, ou seja, temos que criar lacunas de agenda que possam integrar e complementar diversas áreas de nossas vidas ao mesmo tempo.

Nas empresas, uma mudança de comportamento e dos sistemas podem ajudar a conseguir mais produtividade.

Modos de incentivar a produtividade
1. Reduzir interrupções e distrações
• Concentrar reuniões em um dia na semana ou em um determinado período no dia
• Desligar notificações de celular/computador durante um período do dia
• Organizar em uma agenda (diária e semanal) as atividades e os compromissos possíveis de ser realizados, de forma adequada
• Estabelecer expectativas para serem atingidas com regularidade: abandone de vez a irregularidade

2. Comunicação
• Evitar a redundância
• Reflitir sobre a real necessidade do que precisa ser discutido pessoalmente ou por telefone (às vezes, um e-mail ou mensagem pode ser mais prático e eficiente)

3. Desenvolver um “senso de pausa” durante o trabalho
• Tenha reuniões externas
• Não programe cada minuto do seu dia
• Procure exercitar-se
• Não criar uma expectativa de obter resultados imediatos
• Ajudar a identificar prioridades, objetivos e metas
• Ajudar colegas com feedbacks sobre o estilo de trabalho de cada um – e estimulando a prática entre eles -; fazendo com que entendam a própria forma de desempenhar atividades
• Criar um grupo de conversas (redes sociais ou qualquer outro meio) para organizar as discussões e concentrar os assuntos em lugares específicos

4. Manter uma rotina de sono saudável
• Evitar marcar compromissos noturnos e de manhã cedo
• Estabelecer intervalos para uma soneca ou descanso (estudos mostram que a maioria dos trabalhadores se privam de um bom sono e que fazer isso pode ser pior que ficar bêbado, quando se trata de desempenho cognitivo!)
• Quanto mais consciente formos em como aproveitamos o nosso tempo e a nossa energia, menos vamos ficar atolados com atividades corriqueiras, e muito provavelmente, vamos ajudar a construir empresas mais bem sucedidas, trabalhando com significado, além de viver empreendendo realizações com propósito.

Parece que os grandes pensadores budistas já perceberam isso há algum tempo: “Você deveria meditar 20 minutos por dia, a menos que esteja muito ocupado. Nesse caso, deve meditar por uma hora”, diz um provérbio zen.

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